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近年DX推進の動きはますます加速し、業務効率化を目指した取り組みが各企業で行われています。その中でも、「基幹システム」の導入は、業務効率化を進める上で強い後押しとなるため、多くの企業が基幹システムを導入したり、導入の検討を行っています。ただ、企業の規模や事業内容によって、社内でどこに基幹システムを導入すべきなのかは変わってきます。また、中小企業では情報人材の不足からなかなか取り組みが進まない現状もあります。
そこで今回は、基幹システムを導入するときに知っておきたいことについて、概要から種類やメリット、製品選定のポイントを解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。
基幹システムとは、「在庫」「生産」「販売」「会計」「受発注」などのように、企業が自社ビジネスに必要な情報を管理し、業務効率化をするためのシステムのことです。
そもそも「基幹」とは、物事のおおもと、中心となるものという意味で、基幹システムは企業の重要な部分をIT技術によって管理することで、効率的な業務遂行を目指します。
例えば、これまで人間の手で行っていたアナログ作業を基幹システムが行うことにより、ヒューマンエラーの削減、データの一括管理・リアルタイム更新といった、時間とコストの節約が期待できます。そのため多くの企業は、企業運営の一部もしくは全体に基幹システムを導入し、今や企業運営に欠かせないシステムとなっています。
基幹システムには様々な種類があり、業務内容や組織の抱える悩み、活用することで予想されるメリットなどを基に、システムを選別していきます。ここでは、一般的な基幹システムの種類を紹介します。
・生産管理システム
製造業において生産計画、工程管理、品質管理、在庫管理などの業務を一括管理し効率的に行い、生産効率を向上させ、品質を維持するためのシステムです。また業務が可視化され、リアルタイムな情報を表示し、従業員同士での情報共有も可能になります。
・販売管理システム
受注、納品、請求など、販売に関わるプロセスを一括管理することで、在庫状況や注文履歴の追跡、売り上げ分析が簡単になります。データ入力や在庫の把握、見積書など、ヒューマンエラーが起きやすいことを代わりに担ってくれるため、正確性と効率性を向上することができます。
・在庫・仕入れ管理システム
仕入れ先から届いた商品や原材料を発注データと照合し、検品や仕訳入力などを自動化することで、サプライチェーンの最適化に役立ちます。適切なタイミングでの商品発注、スケジュール通りの支払い、在庫の適切な管理から供給まで滞りなく行うことができます。
・会計管理システム
予算管理、仕訳補助、決算書作成など会計データを作成し、債権・債務・予算管理など財務を管理します。また、従来のエクセルなどで管理すると少し負担の大きい経営分析も、会計管理システムを活用すれば、簡単に行うことができます。
・人事管理システム
従業員情報、勤怠管理、給与計算、人事評価など、人事・労務部門の管理を行うシステムです。中でも勤怠管理システムを導入している会社は多く、出退勤記録、勤務時間の計算、休暇管理、残業時間、シフトなど、人力だけでは管理が大変でミスが起こりやすいデータを正確に管理することができます。
ここで一旦、基幹システムを導入した際のメリットをまとめておきます。
・業務効率化
機械で行うため処理スピードが早くなり、作業の工程や手順の統一化ができます。また、人間の手で作業すると、どうしても起きてしまう細かいミスやエラー、作業ムラも最小限に防ぐことができるため、業務効率化が見込めます。
・業務標準化
業務を遂行していく上で作業の重複が起こったり、社員の社歴や得意不得意によるミス・漏れといった作業ムラがなくなるため、一定水準で業務の品質が担保されます。これにより、新入社員もベテラン社員も関係なく、業務の質を埋めることが可能になるという、業務標準化が期待できます。
・経営情報の可視化
売上や債務といったデータの可視性を高めることで、課題発見が簡単になります。経営陣は最新のデータを参考に、市場競争に打ち勝てるような戦略を立て、意思決定をスピーディーに行うことができます。
・データの一元管理
業務データを連携することで、業務効率化が図れるだけでなく、経営に必要なデータがリアルタイム反映され、一元的な管理が可能となります。そのため、経営戦略への反映もスピード感が増し、正確かつスピーディーな経営の意思決定が可能となります。
基幹システムと似たような意味合いで使われる言葉で、「業務システム」「情報系システム」「ERP」といった単語があります。ここではそれぞれの意味と、基幹システムの違いを解説していきます。
・業務システム
業務システムは、特定の業務プロセスをサポートするためのシステムです。基幹システムは経営に欠かせないシステムですが、業務システムは部署や部門ごとなど、そのニーズに合わせて設計されます。言わば、企業のうち業務の部分的な最適化に役立つのが業務システムで、全社的な最適化に役立つのが基幹システムです。
・情報系システム
情報系システムとは、メールやSNSなど、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのシステムです。具体的にはスケジュール管理、ビジネスチャットなどのSNS、グループウェア、Web会議などです。ビジネス上コミュニケーションはとても重要ですが、このシステムが止まってしまっても、不便でありながらも業務の全てが止まってしまうことはありません。一方、基幹システムは部門のおおもとでデータを一括管理しているため、万が一止まってしまった場合は、業務の停止、最悪の場合だと起業活動停止の可能性もあります。
・ERP
Enterprise Resource Planning（経営資源計画）で、ヒト・モノ・カネ・情報といった企業の持つ様々な資源を一括で管理・配分を行うことで業務効率化・経営最適化を図ります。ERPは起業経営の最適化に向けて活用する手法から、基幹システムの1つと言えます。 一元管理によるリアルタイム性やデータの正確性、そして経営データの可視化により意思決定をスムーズにし、効率的な経営体制の構築と損失の抑止に役立ちます。
基幹システムには、自社のデータセンター内に専用のハードウェアを用意するオンプレミス型と、クラウド上で保管するクラウド型があります。ここではそれぞれの特徴と、選定の際のポイントとなる部分を解説します。
【オンプレミス型】
オンプレミス型基幹システムは、企業自身のデータセンター内に専用のハードウェアを用意して運用する方式です。
・セキュリティの向上
自社内にサーバーを設置するため、すべてのデータが自社内にあり、セキュリティやプライバシーのコントロールを行うことができます。
・カスタマイズ
業務ニーズに合わせてカスタマイズしやすく、自社の業務に合わせてシステムの利用が可能です。また、クラウド型に比べて運用コストの予測がしやすいです。
【クラウド型】
クラウド型基幹システムは、クラウドプロバイダーのデータセンターで運用される方式で、インターネット経由でアクセスし、データはクラウド上に保存されます。
・多様なサービスと柔軟性
1からシステムを構築することなく始められ、必要に応じて必要なクラウドサービスを使用できるため、導入までの時間がかからず、システムの拡張が簡単です。
・運用管理が不要
クラウドサービス供給側がバックアップやアップデートといったサーバーを運用・保守を行うため、自社で何もする必要がありません。
・運用コストの削減
クラウド型はインターネット接続があれば始められます。そのため、初期投資を抑えることができます。また、サービス自体が従量課金型のため、必要なサービスに対してのみ金額が発生するため、コストの無駄なく運用することができます。
どちらが良い・悪いと言うのではなく、カスタマイズ性を重視したいのであればオンプレミス型、できるだけコスト抑えてスピーディーな導入を行いたい場合はクラウド型といったように、予算や時間、導入によるゴールをもとに、何を導入するか決めていくといいでしょう。
また、オンプレミス型とクラウド型を組み合わせるハイブリッドアプローチも多くの企業で採用されています。
クラウド化は業務効率化やデバイスの容量負担を減らすなど、これまで基幹システムで課題とされてきたものを解決に近づけてきました。また、新型コロナウイルスの流行でオフィスに出社しない働き方も浸透し、場所問わず業務上必要なデータの閲覧や取得、編集が可能なため、さらに注目を集めています。
総務省の調査[1]によると、国内で基幹システムにクラウド型のサービスを一部でも利用している企業の割合は68.7％（2020年時点）と言われており、クラウド型の普及が進んでいます。以下で、その注目の理由の代表的なものを紹介します。
・セキュリティ
オンプレミス型は自社内でデータを管理し、セキュリティやプライバシーのコントロールを行うことができますが、クラウド型ではサービス供給サイドより、高度なセキュリティ機能を提供し、クラウド上のデータ保護を強化しています。
・最新のインフラ
クラウドサービスは自動でアップデータされるため、常に最新のサービスやセキュリティを保つことができます。そのためオンプレミス型のように購入時期によるばらつきがありません。
・BCP対策
BCP対策とは事業継続計画のことで、災害があった際にもなるべく被害を最小限に事業を継続する対策です。災害が多い日本において、災害時にもデータが消滅したりサーバーが止まったりしないようにする対策は必要不可欠です。クラウドサービスの場合、実際に使用している場所から離れたデータセンターを利用するため、データは安全に守られる可能性が高く、自動バックアップのおかげで、その後の復旧も楽になります。
また、基幹システムのクラウド化によって、成功した事例もここで紹介していきます。
・大建工業株式会社
大建工業株式会社は、デジタル技術によるCX（カスタマーエクスペリエンス）の向上が最重要ミッションとし、急務の課題としてITインフラの改革を挙げていました。 今までプライベートクラウド上で基幹・業務システムを運用していましたが、ハードウェアやソフトウェアの保守・サポート終了やそれによるリプレイスコストの増加、個別システムの統合、システム障害や自然災害時の復旧環境整備などの課題がありました。ユーザーの利便性を向上させるための基盤としてパブリッククラウドを導入し、それらの問題に対処することに決定しました。
選ばれたパブリッククラウドは、高い性能とシステムリソースの柔軟な拡張が可能であることが、選ばれた理由でした。結果として、パブリッククラウドへの移行により、会計システムにおいて、スムーズな運用とコスト削減を実現し、削減できたコストをDXを推進するための戦略的なIT投資に充てれるようになりました。
・株式会社日本マンパワー
企業内研修からキャリア開発まで多岐にわたる人材開発事業を展開していた株式会社日本マンパワーは、長年にわたり、講座の在庫管理から受講生管理、販売管理、債権管理まで、一元化して運用する独自開発した基幹システムを使用していましたが、レガシーシステムのため全体的な効率性が上がらなくなっていました。あわせて属人化防止のために、クラウド化に舵を切りました。
担当者の業務を圧迫していた月締め処理や入金処理など、複雑な処理のクラウド化を行うことで、経理化全体の効率化を実現しました。
ここまで基幹システムについて概要から種類やメリット、製品選定のポイントを解説してきました。基幹システムとは、在庫や販売、財務、人事などの企業が自社にとって必要な情報を管理し、業務効率化を実現するためのシステムです。自社のゴールに沿った製品を選択し運用していくことで、ヒューマンエラーや時間・コストの削減が期待できます。
また、基幹システムのスムーズな導入には、社内の情報システム部門などの現場フォローや導入にあたっての指導など「人」の働きも欠かせないため、その人材確保・育成や基幹システムの導入・運用にあたっての体制づくりも重要になってきます。
JIITAKでは基幹システムの開発を含め、DX支援を行っております。ストラテジー・デザイン・エンジニアリングの各デジタル分野の専門チームでビジネスモデルを変容し、新たな価値創造に挑戦する企業にアイデアの創出から戦略設計、開発・運用まで一気通貫で対応いたします。何かお困りごとや、ご興味がございましたらお気軽にJIITAKまでご相談ください！
